Au départ, il y a la paie. Détaillons donc une paie.
Toute paie comprend différents renseignements :
- coordonnées et renseignements sur l’entreprise
- coordonnées et renseignements sur le salarié
- détail (ou corps de la paie)
- différents cumuls
- autres renseignements obligatoires
Intéressons-nous au détail (ou corps de la paie).
Ce détail est constitué de lignes de même structure.
Chaque ligne représente une rubrique de paie donc chaque ligne est caractérisée par un numéro (ou code) de rubriques de paie.
Exemple :
Les rubriques de paie peuvent être classées en trois grandes catégories :
- rubriques permettant le calcul du brut (du numéro 1 à 899 dans l’exemple ci-dessus)
- rubriques cotisations ( de 1000 à 7999)
- rubriques avantages et retenues diverses non soumises à cotisation (après numéro 8200)
Chaque ligne rubrique comprend :
- une rubrique de paie connue par son numéro (ou code) et par son nom
- une base (appelée aussi assiette) pouvant être un nombre d’heures, de jours ou un montant
- un taux salarial (en euros ou en pourcentage par rapport à la base)
- un montant salarial : base x taux salarial ou montant direct. Si le montant est positif, c’est un gain, s’il est négatif, c’est une retenue
- un taux patronal
- un montant patronal : base x taux patronal ou montant direct. Ce montant peut être positif ou négatif.
Tout est donc standardisé.
Il est également possible d’ajouter des colonnes supplémentaires à chaque ligne, par exemple :
- date de début d’application de la rubrique
- date de fin d’application de la rubrique
(utile pour des rattrapages, ajouts ou modifications par rapport à des paies antérieures)
Il est à noter qu’il n’existe pas de plan de paie (liste des rubriques de paie) standardisé au niveau national comme peut l’être le Plan Comptable Général utilisé en comptabilité.
Chaque logiciel possède son propre plan de paie mais tous doivent fournir les mêmes données.
Dans un logiciel (par exemple dans le mien), le total du brut a le numéro 900 (comme dans l’exemple), dans un autre ce sera 500 ou T500 ou TBrut.
En résumé : différence dans la codification des rubriques de paie mais le reste est standardisé.